Wat er bij een overstap op mensen afkomt
Wij lazen wat zorgorganisaties en hun adviseurs over een overstap opschreven, in jaarverslagen, vakbladen en
praktijkverhalen. Steeds komen dezelfde zorgen terug, en elke rol heeft er een eigen. Hieronder staat per rol
de zorg, met een citaat uit de praktijk, en wat er in uw project voor geregeld is.
Bestuur
Het duurt langer en kost meer dan gedacht.
“De organisatie trok voor de voorbereidingen één maand uit, maar dat was te optimistisch.”
U weet vooraf wat het kost. De implementatie is maatwerk, met een prijs die wij vooraf afspreken. Het overzetten van uw gegevens is een project tegen een vaste prijs.
In het project staat een overzicht voor uw bestuur: de stand op één pagina, om af te drukken of door te sturen. Elke fase sluit af met een akkoord van uw projectleider en van Curanta. Vóór de start legt u vast wat uw mensen doen als Curanta niet bereikbaar is, en oefent u dat één keer. Pas daarna toetsen wij samen of alles klaar is.
Projectleider
Niemand weet precies wie wat doet.
“regelmatig onduidelijkheid … over wie welke taken oppakte”
Bij elk onderdeel staat wie het doet: uw organisatie, Curanta of samen. U nodigt collega’s uit met hun rol en wijst onderdelen toe. Een vraag stelt u bij het onderdeel zelf. Stuurt Curanta iets terug, dan staat de reden erbij.
Wie iets open heeft staan en een tijd niet inlogde, krijgt hoogstens één mail per week met wat nu klaarstaat. U leest daarin ook wat er bij uw collega’s openstaat. Past iets niet in een onderdeel, dan neemt u contact op met uw vaste contactpersoon.
Zorgmedewerkers
De overstap komt bovenop het werk in de zorg.
“1.849 zorgdossiers overgezet door EVV-collega’s”
Het overzetten is ons werk, als project tegen een vaste prijs. Uw mensen controleren daarna een steekproef. Alleen bij een klein cliëntenbestand is overzetten met de hand soms goedkoper; dat zeggen wij dan vooraf.
Bij het proefdraaien werken uw sleutelgebruikers met verzonnen gegevens, terwijl uw huidige pakket gewoon doorloopt. De training kost niets extra en kan ook bij u op locatie. U plant de momenten zelf in het project, zodat de training niet maanden voor de start valt. In Curanta zelf staan Nederlands ingesproken instructievideo’s, bij het scherm waar ze over gaan.
Administratie
De declaraties lopen vast na de start.
“Tijdens de overgang is er tijdelijk niet gefactureerd”
De gegevens waar uw declaraties op rusten, vult u één keer in het project in. Dat zijn de AGB-codes, de contracten met gemeenten en het zorgkantoor, de tarieven, en welke zorg bij welke declaratiecode hoort. Wat wij goedkeuren, nemen wij over in Curanta. Daarna meet Curanta elke dag wat er werkelijk staat, bijvoorbeeld hoeveel contracten actief zijn.
Wat u bij VECOZO zelf regelt, staat stap voor stap bij het onderdeel, met de doorlooptijd en de kosten daar. Uw certificaat levert u aan in een beveiligd venster; het wordt meteen gecontroleerd, ook op de datum waarop het verloopt. Waar een test bestaat, testen wij de koppeling vóór de start, bij VECOZO in de ketentestomgeving. Rond de start spreekt u per financier af tot welke periode uw huidige pakket declareert en vanaf welke periode Curanta. Uw huidige pakket blijft beschikbaar tot de laatste retourberichten binnen zijn. Welke declaratiestromen klaar zijn, staat per koppeling op de pagina Koppelingen.
ICT en functioneel beheer
Gegevens komen niet goed over.
“Als medewerkers op dag één data missen, trekken ze het nieuwe systeem direct in twijfel.”
Vooraf leggen wij samen vast wat er overgaat, op welk moment, wie het aan uw kant controleert en wat we doen als het tegenvalt. Dan zetten wij eerst één keer op proef over, en u controleert de aantallen en een steekproef.
Voor elke koppeling staat in het project wat er nodig is en bij welke partij u iets regelt. Voor Medimo ligt er een conceptmail aan de leverancier klaar. Certificaten en wachtwoorden gaan niet per mail. Na het overnemen staan ze alleen in de kluis van uw organisatie.
Privacy en kwaliteit
Het oude dossier raakt buiten bereik.
“Regel dit voordat het contract met de oude leverancier eindigt. Daarna is het duurder en soms simpelweg niet meer mogelijk.”
Al in de eerste fase vraagt het project wanneer uw huidige contract afloopt en welke exports uw pakket levert. Zo regelt u de export op tijd. Vóór u uw oude pakket opzegt, legt u vast hoe oude dossiers leesbaar blijven zolang de bewaartermijn loopt, ook als die leverancier stopt. En u bevestigt dat de export en de logging veilig bewaard zijn.
In de velden van het project komen geen gegevens van cliënten; er is geen veld voor een BSN. Een bestand dat wij voor de inrichting nodig hebben, zoals een medewerkerslijst of een voorbeeldexport, levert u bij het onderdeel aan. Het staat versleuteld, en wij openen het pas als het schoon is gescand. Dertig dagen nadat wij het gebruikten, is het weg. Pas na de verwerkersovereenkomst zetten wij gegevens over. Voor uw DPIA beschrijft Curanta welke gegevens wij verwerken en waar ze heen gaan, en hoe wij ze beveiligen. Ook staat erin wie onze subverwerkers zijn en hoe lang wij de gegevens bewaren. Ook onze eigen voorwaarden staan in het project: wij zetten pas echte cliëntgegevens over als de hele server versleuteld is en er een externe functionaris gegevensbescherming is.
Wij beschrijven hier wat er gebeurt. Wat de overstap kost en hoe lang hij duurt, spreken wij met uw
organisatie af na de migratie-inschatting.
