Zo verloopt een implementatie.
Een nieuw systeem slaagt of faalt zelden op de software, en vaak op de verandering in de organisatie. Daarom werken wij met een projectgroep uit bestuur, zorg en FG, met sleutelgebruikers en met een start in fasen. De duur stellen wij per organisatie vast, na de migratie-inschatting.
Uw implementatieproject
Wat u invult, staat daarna in Curanta.
Na het contract krijgt uw organisatie een eigen implementatieproject op project.curanta.nl. Daar staat per fase wat wij van u nodig hebben. Uw projectleider nodigt collega’s uit en verdeelt het werk. De administratie vult de AGB-codes en contracten in, HR de functies, ICT de koppelingen.
Certificaten en wachtwoorden, zoals het VECOZO-systeemcertificaat, levert u aan in een beveiligd venster en niet per mail. Bestanden, zoals een medewerkerslijst of een getekend contract, levert u zo ook aan, bij het onderdeel. In de velden van het project komen geen gegevens van cliënten.
De omgeving is alleen te zien met een persoonlijke uitnodiging. In een gesprek laten wij u een testproject zien.
- Eén keer invullen
- Wat u invult en wij goedkeuren, nemen wij met één handeling over in uw inrichting. Dat gaat om uw organisatie, AGB-codes, locaties en teams, de eerste gebruikers, functies en rollen, contracten, tarieven en koppelingen. U ziet vooraf wat er verandert. Niemand voert het een tweede keer in.
- Elke dag gecontroleerd
- Daarna meet Curanta elke dag wat er werkelijk in uw organisatie staat, bijvoorbeeld "2 contracten actief, 1 als concept". U leest het bij het onderdeel. Is iets goedgekeurd maar ontbreekt het, dan krijgen wij een waarschuwing. Zo blijkt vóór de start wat er nog mist.
- Altijd zien hoe het ervoor staat
- Per onderdeel staat wie het doet (u, wij of samen), aan wie het is toegewezen, hoeveel er al is ingevuld en hoe ver het is. Sturen wij iets terug, dan staat de reden erbij. Een vraag stelt u bij het onderdeel zelf, zodat hij niet in een mailbox verdwijnt.
- Weten wat u buiten Curanta regelt
- Een deel regelt u bij een andere partij, zoals VECOZO, Vektis of het CIBG. Het onderdeel zegt waarom het nodig is, wat eerst moet, hoe lang het daar duurt en wat het kost. Ook staat erbij wat Curanta er nu mee kan, en wat nog niet.
Waarom wij het werk aan uw kant klein willen houden
De meeste zorgorganisaties stappen maar één keer per tien jaar over op een ander ECD. Bijna niemand in uw organisatie heeft het dus eerder gedaan. In een marktconsultatie noemden leveranciers een jaar voor de implementatie en een half jaar nazorg passend, afhankelijk van de tijd die de zorgorganisatie zelf kan vrijmaken. En twee ECD’s stoppen eind 2026, een derde eind 2027: veel organisaties moeten de komende twee jaar tegelijk over.
Bronnen: M&I/Partners, Veranderingen in de ECD-markt (januari 2026) en ECD-inventarisatie 2026 (september 2026); verslag van de marktconsultatie ECD van Stichting Nidos (februari 2025, TenderNed).
Vier principes
Gebaseerd op openbaar beschreven implementaties en bronnen uit de sector (NVZ-VIPP, ActiZ). Wij passen de aanpak aan uw werkelijke situatie aan; er is geen standaardtraject dat voor iedereen past.
Een projectgroep uit alle disciplines
Bestuur, I&A, zorginhoud, FG én eindgebruikers vanaf dag 1. U heeft één vast aanspreekpunt bij Curanta, geen ticketsysteem.
Uw werkwijze eerst
Wij toetsen niet of u al uw eisen kunt aanvinken, maar of úw werkstromen erin werken. Aanpassingen vóór de ingebruikname, niet erna.
Sleutelgebruikers als versneller
5-10 sleutelgebruikers krijgen een verdiepende training. Daarna zijn zij het eerste aanspreekpunt voor hun collega’s. Veel Nederlandse implementaties werken zo.
In fasen, niet alles tegelijk
Eerst één locatie, dan verder uitbreiden. Liever later breed in gebruik, met teams die er goed mee werken, dan alles op dag 1 met chaos.
De fasen, van start tot dagelijks gebruik
Dit is de volgorde, dezelfde als in uw implementatieproject. Hoe lang elke fase duurt, hangt af van uw omvang, de migratie en de beschikbaarheid van uw projectgroep. Dat stellen wij samen vast na de migratie-inschatting, vóór u tekent.
- Fase 1Inventariseren
- Werksessie over uw zorgproces (drie typische werkstromen)
- Uw financiers, contracten en AGB-codes
- Overzicht van uw huidige systemen en koppelingen
- Overzicht van de betrokkenen: bestuur, I&A, FG, eindgebruikers
- Migratie-inschatting (huidig ECD)
- Fase 2Inrichten
- Uw organisatie en gebruikersaccounts aanmaken
- Functies koppelen aan rollen en rechten
- Modules aanzetten volgens uw plan
- Huisstijl en organisatieprofiel
- Koppelingen aansluiten met uw certificaten en contracten
- Fase 3Proefdraaien
- Training van 5-10 sleutelgebruikers
- Proefperiode met één team naast het oude systeem
- Wat het team terugmeldt, verwerken wij in de inrichting
- Fase 4Overzetten
- Migratie van cliënten, contracten en zorgplannen, als project tegen een vaste prijs
- Training van eindgebruikers
- Fase 5Starten
- Samen beslissen of alles klaar is voor de start
- Eén locatie of één wijk gaat over
- Korte lijnen in de eerste weken
- Reactie op meldingen binnen 1 werkdag
- Per locatie of team, in fasen
- Begeleiding bij de ingebruikname, op locatie waar dat nodig is
- Een tweede ring sleutelgebruikers opgeleid
- Elke maand een beveiligingscontrole, een beveiligingsupdate zodra hij nodig is, en elke vier maanden een nieuwe versie met een overzicht van wijzigingen
- Eerste evaluatie: rapportagetijd en ervaren regeldruk
- Aanvullende modules aanzetten
Wat wij van u nodig hebben
- 1 projectleider met 0,4 fte voor de duur van het traject
- 5-10 sleutelgebruikers uit zorg, planning en declaratie
- Een bestuur dat knopen doorhakt bij keuzes over de omvang
- Toegang tot uw huidige ECD om de gegevens te exporteren
- Akkoord van uw FG op de verwerkersovereenkomst en de DPIA
Wat wij leveren
- Eén vast aanspreekpunt bij Curanta
- Een eigen implementatieproject voor uw projectgroep
- Migratie als project tegen een vaste prijs, met eerst een proefoverzet waarbij u de aantallen en een steekproef controleert
- Training voor sleutelgebruikers en eindgebruikers
- Begeleiding bij de ingebruikname, op locatie waar dat nodig is
- Reactie op meldingen binnen 1 werkdag
- Documenten voor inkoop (volledig programma van eisen, verwerkersovereenkomst, SLA, architectuurplaat), die wij op aanvraag opstellen; de eisen voor een overstap staan al online
Veelgestelde vragen over de implementatie
- Wat is het implementatieproject?
- Na het contract krijgt uw organisatie een eigen omgeving op project.curanta.nl. Daar staat per fase wat wij van u nodig hebben. Uw projectleider nodigt collega’s uit en wijst onderdelen toe. U vult in, dient in, en wij keuren goed of sturen terug met een reden.
- Moet ik gegevens twee keer invoeren, in het project en in Curanta?
- Nee. Wat u in het project invult en wij goedkeuren, nemen wij met één handeling over in Curanta. Dat geldt bijvoorbeeld voor uw AGB-codes, locaties en teams, contracten en tarieven. U ziet vooraf wat er verandert.
- Hoe weet ik of alles klaarstaat voor de start?
- Curanta meet elke dag wat er werkelijk in uw organisatie staat, en u leest de uitkomst bij het onderdeel. Vóór de start beslissen wij samen met u of alles klaar is: gebruikers, koppelingen en werkwijze.
- Hoe lever ik een VECOZO-certificaat aan?
- In een beveiligd venster in het project, niet per mail. Het certificaat wordt meteen gecontroleerd: klopt het wachtwoord, zit de sleutel erin, en tot wanneer is het geldig. Daarna staat het alleen in de kluis van uw organisatie. Niemand kan de inhoud lezen.
- Komen er gegevens van cliënten in het project?
- Niet in de velden: het project gaat over uw organisatie, en er is geen veld voor een BSN. Een bestand dat wij voor de inrichting nodig hebben, zoals een voorbeeldexport uit uw huidige pakket, kan wel persoonsgegevens bevatten; dat krijgt dezelfde bescherming als een wachtwoord. Het overzetten van de dossiers is een apart project tegen een vaste prijs.
- Hoe lever ik bestanden aan?
- Bij het onderdeel waar het bestand bij hoort, in een beveiligd venster zoals bij de certificaten, en pas na de verwerkersovereenkomst. Het gaat om pdf, Word, Excel en PowerPoint zonder macro’s, CSV, tekst, XML, JSON, ZIP en afbeeldingen, tot 25 MB per keer. Het bestand staat versleuteld. Alleen wij openen het, en pas als het schoon is gescand; elke download komt in het logboek. Het is weg bij het afsluiten van het project, en dertig dagen nadat wij het gebruikten.
- Wat kost de implementatie?
- De implementatie is maatwerk, met een prijs die wij vooraf afspreken. Training kost niets extra. Het overzetten van uw gegevens is een eigen project tegen een vaste prijs, die u na de migratie-inschatting weet.
De aanpak in detail bespreken?
Plan een verkenning. Vooraf stellen wij op aanvraag de documenten op die uw inkoop, FG en I&A willen lezen.