De eisen die bij een overstap horen.

De leverancier beschrijft schriftelijk welke gegevens uit ons huidige pakket overgaan (cliënten, zorgplannen, rapportages, indicaties, medewerkers, bestanden) en welke niet.

Wat niet meegaat, moet u op een andere manier bewaren of opnieuw invoeren.

De leverancier zet de gegevens over. Zorgmedewerkers typen geen dossiers over, tenzij wij daar vooraf zelf voor kiezen.

Overtypen komt bovenop het werk in de zorg.

Er is eerst een proefoverzet. Wij controleren aantallen en een steekproef voordat de echte overzet plaatsvindt.

Fouten vindt u liever vóór de start dan erna.

De prijs van de migratie staat vooraf vast, of er is een bovengrens.

Zonder vaste prijs of bovengrens draagt u het risico van uitloop.

De leverancier zegt vooraf wat wij zelf moeten doen en hoeveel tijd dat ongeveer kost (projectleider, sleutelgebruikers, controle).

De eigen inzet is de kostenpost die het vaakst wordt onderschat.

Per financier is vooraf afgesproken tot welke periode het oude pakket declareert en vanaf welke periode het nieuwe.

Zo valt er geen periode tussen twee pakketten in, en wordt er niets dubbel gedeclareerd.

Lopende toewijzingen van gemeenten en het zorgkantoor gaan mee, of de leverancier beschrijft hoe ze opnieuw worden opgevraagd.

Zonder toewijzing kunt u in het nieuwe pakket niet declareren.

Het nieuwe pakket ondersteunt de berichten die wij gebruiken, met de versie erbij.

Vraag per stroom naar de versie en of het bericht wordt getoetst aan het officiële schema.

De leverancier zegt of declaraties rechtstreeks worden verstuurd of met de hand worden aangeleverd (bijvoorbeeld via het VECOZO-portaal).

Met de hand aanleveren vraagt tijd van de administratie; dat hoort in uw planning.

Het oude pakket blijft beschikbaar tot de laatste retourberichten zijn verwerkt.

Correcties en afwijzingen komen soms maanden later.

Vóór de opzegging van het oude pakket is vastgelegd hoe oude dossiers leesbaar blijven zolang de bewaartermijn loopt.

Een dossier bewaart u in de regel 20 jaar (Wgbo). Dat geldt ook als de leverancier stopt.

De export van het oude pakket en de logging (wie heeft wat ingezien) zijn veilig bewaard voordat het oude contract eindigt.

Na het einde van het contract is dat duurder, en soms niet meer mogelijk.

Bij vertrek krijgen wij al onze gegevens, inclusief bestanden, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

De Dataverordening vraagt dat; leg het ook in het contract vast.

Het contract noemt de termijnen bij vertrek: de opzegtermijn, de overgangsperiode waarin de dienst doorloopt, en hoe lang wij de gegevens kunnen ophalen.

Volgens de Dataverordening hoogstens 2 maanden opzegtermijn, hoogstens 30 dagen overgang en minstens 30 dagen om gegevens op te halen.

Het contract zegt welke gegevens wel en niet overdraagbaar zijn, en welke technische beperkingen bekend zijn.

De Dataverordening vraagt een uitputtende beschrijving.

Er zijn geen kosten voor de overstap of de export. Bij vroegtijdig opzeggen staat in het contract welke vergoeding geldt, als die er is.

Vanaf 12-01-2027 mag een aanbieder geen overstapkosten meer rekenen.

Het BSN gaat bij vertrek zo mee dat het volgende pakket cliënten kan herkennen en kan declareren, via een beveiligde route.

Een export met alleen een deel van het BSN is voor declareren niet genoeg.

Na afloop wist de leverancier al onze gegevens en levert een vernietigingsverklaring.

U blijft verwerkingsverantwoordelijke, ook voor wat bij de oude leverancier staat.

De leverancier toont de stand van NEN 7510 aan: een certificaat, of de geplande audit met datum en het bewijs per maatregel.

Bepaal vooraf of een certificaat voor uw organisatie een harde eis is.

Er is een verwerkersovereenkomst met een lijst van subverwerkers en waar de gegevens staan.

Nodig vóór er een cliëntgegeven wordt overgezet.

Het BSN is apart beveiligd, bijvoorbeeld versleuteld op veldniveau.

Het BSN valt onder art. 87 AVG en art. 46 UAVG.

Wie een dossier inziet, wordt vastgelegd volgens NEN 7513, en wij kunnen dat logboek inzien en exporteren.

Dat vraagt u voor uw eigen controle en bij een klacht of incident.

Tweestapsverificatie is verplicht te stellen voor iedereen die bij cliëntgegevens kan.

Wachtwoorden alleen zijn onvoldoende voor gegevens over gezondheid.

De leverancier levert wat wij nodig hebben voor onze DPIA: welke gegevens, waar ze heen gaan, beveiliging, subverwerkers en bewaartermijnen.

De DPIA maakt u zelf; de leverancier levert de bouwstenen.

De leverancier beschrijft wat er gebeurt als hij stopt, failliet gaat of wordt overgenomen: hoe lang de dienst doorloopt en hoe wij bij onze gegevens komen.

Bij een online dienst beschermt alleen broncode in bewaring u niet tegen het wegvallen van hosting en gegevens.

Er is een noodprocedure voor als het pakket niet bereikbaar is, en die wordt vóór de start geoefend.

Zorg moet doorgaan, ook als het systeem uitvalt.

De leverancier geeft referenties, en wij mogen zelf kiezen wie wij bellen.

Een leverancier noemt anders vaak alleen zijn tevredenste klanten.

De leverancier noemt de versie van het platform waarop het pakket draait en tot wanneer die versie beveiligingsupdates krijgt, en meldt ons ruim vooraf wanneer hij overstapt.

De zorgplicht van de Cyberbeveiligingswet noemt het onderhouden van systemen en het omgaan met kwetsbaarheden. Een versie zonder updates van de maker krijgt bij een nieuw lek geen oplossing.

De prijs van abonnement, implementatie, migratie, training en koppelingen staat vooraf in het voorstel, per eenheid (bijvoorbeeld per medewerker of per cliënt).

Leveranciers rekenen in verschillende eenheden; vergelijk pas als u ze hebt omgerekend.

Het contract noemt hoe prijzen worden geïndexeerd, met een maximum.

Over meerdere jaren telt de indexering zwaar mee.

Er is een regeling voor de periode waarin het oude contract nog doorloopt.

Zo betaalt u niet maandenlang twee pakketten.

Er is een plan in fasen, met per fase wie wat doet en wie akkoord geeft.

Een planning alleen zegt niet wie er verantwoordelijk is.

Sleutelgebruikers kunnen vóór de start proefdraaien met verzonnen gegevens, terwijl het huidige pakket doorloopt.

Zo leren uw mensen het werk kennen zonder risico voor cliënten.

Training past bij mensen met kleine contracten: op locatie, in korte delen of met video, op momenten die wij zelf plannen.

Niet iedereen kan naar een klassikale training.

Zorgmedewerkers kunnen werken zonder bereik, en wat ze vastleggen gaat niet verloren.

In de wijk en in sommige gebouwen is het bereik slecht.

Er is één vaste contactpersoon bij de leverancier, van de start tot na de livegang.

Wisselende contactpersonen kosten u uitleg en tijd.